YPM es un gestor de proyectos de trabajo colaborativo online orientado al área de consultoría y con foco en la visión financiera, lo cual lo destaca entre la competencia. En el mismo equipos de trabajo cuyos usuarios pueden estar fisicamente distribuidos, interactuan todos a la vez quedando garantiza la consistencia del repositorio central. ¡YPM es la respuesta defnitiva a todas las necesidades de gestión de proyectos en consultoras!
Debido a que el Servidor YPM está siempre activo y conectado a Internet, es siempre accesible en cualquier lugar y a cualquier hora (incluso desde otros países). Es posible por ejemplo llenar las horas que nos insumió una reunión inmediatamente a la salida de la misma, o incluso estar tomando notas en el sistema en la propia reunión.
El YPM posee una moderna interface de usuario que permite trabajar desde el navegador con la misma productividad que si se tratase de un programa nativo instalado en el sistema operativo.
Historicamente los sistemas para gestionar proyectos se ven como sistemas complejos, dificiles de usar, basta con ver como es percibido el Microsoft Project desde este punto de vista. YPM nace con la premisa de romper con esta tradición, logrando que aún las interfaces más sofisticadas, como la planificación mediante diagramas de Gantt, luzcan sencillas e intuitivas.
Los directores y roles afines usan la vista de portafolio del YPM para tener una visión global de la evolución de todos los proyectos de la empresa a la vez. Montos, Horas Hombre, Plazos, Porcentajes de Avance, y cualquier indicador que se necesite se visualizan en una matriz de indicadores general. Haz clic en cuqluiera de los proyectos y veras la misma matriz desglosada por etapas, otra vez más y la veras por tareas. ¿Un proyecto presenta problemas con los montos, las horas, o los plazos? Simplemente haz clic en él y ve en cual etapa se generó, ¿necesitas más información? otro clic más y veras cuales tareas son las responsables finales. De esta manera es sencillo ir de lo general a lo particular. ¡Nunca tan facil tener la empresa bajo control!
A diferencia de la experiencia de trabajo con un software como Microsoft Project en el que se trabaja en forma individual, guardando el archivo del proyecto en la máquina local, y enviandolo de un lado a otro en el caso de que se necesite colaborar en el mismo, YPM fue concebido desde sus inicios como una herramienta colaborativa, permitiendo que varias personas interactúen a la vez. YPM centraliza dicha inforamación y garantiza la consistencia de la misma.
A medida que vas estimando las horas para las tareas que vas creando YPM te va armando el presupuesto del proyecto en base al valor hora de cada rol y otros gastos adicionales que preveas.
Debido a que en la consultoría los gastos por concepto de horas hombre son los determinantes en el presupuesto, y que en el YPM se registran las estimaciones y horas reales invertidas por todo el personal, es posible comparar los montos presupuestados con los reales en tiempo real, transformándose en una herramienta indispensable para jefes de proyectos y directores que necesitan detectar problemas con la planificación financiera apenas ocurren.
La gran mayoría de las empresas de cosultoría que disponenen de sistemas contables no son capaces de obtener de estos vistas financieras de los proyectos, ya que dichos sistemas no son concebidos por proyectos sino por planes de cuenta en base a rubrados. Muchas de las que han observado esto optan por llevar dicho control en planillas Excel, lo cual les demanda muchísimo esfuerzo y tiempo. El YPM fue concebido para ser el punto de referencia único en la empresa de la visión financiera de los proyectos, utilizando para ello la información interna de que dispone (como ser horas estimadas y reales) y otra importada de sistemas contables (como ser gastos y cobros), brindando a jefes de proyecto y directores de empresas una herramienta indispensable.
En nuestra experiencia de trabajo en el área de consultoría hemos visto que son más común de lo deseado las descordinaciones entre las áreas ejecutivas y administrativas: un trabajo dado por finalizado por el responsable del mismo no se traduce en su facturación inmediata por parte del área administrativa, llegando a veces a presentarse defasajes de semanas e incluso meses. YPM posee una funcionalidad especificamente dedicada a atender esta problemática: cada vez que un responsable de un trabajo por el cual hay un cobro asociado lo da por finalizado, el sistema avisa automáticamente vía mail a los encargados de facturación.
En base a las horas estimadas en los proyectos y las registradasen en los mismos, el YPM muestra que tan eficiente es cada empleado en cuanto a realizar los trabajos en los tiempos previstos. Con estos datos agregados puedes tener una foto de cuan productiva está siendo la empresa en su conjunto.
A diferencia de los gestores convencionales, como el Microsoft Project, donde las etapas y tareas del proyecto no son más que renglones anidados, el YPM entiende el concepto de estos niveles, y por tanto es capaz de gestionarlos en forma acorde. YPM sabe que un proyecto consta de un conjunto de etapas, que las mismas estan conformadas por tareas, y que estas se llevan a cabo realizando una serie de acciones; y sabe también que la información para cada uno de estos niveles no es necesariamente la misma, ni el rol que cumplen en el proyecto. ¡El YPM le da semántica a tu proyecto!
Uno de los mayores problemas en las consultoras es la gestión de todas las tareas que deben realizarse a lo largo del ciclo de vida de los proyectos. Tareas que van desde las macro que se definen con mucho tiempo de antelación como parte de la planificación de un proyecto, a las micro del día a dia que no se planifican pero que son escenciales para llegar a buen puerto. YPM sobresale en esta materia. Mediante paneles de control personales, por proyecto y de toda la empresa, nos mantiene informados en forma proactiva acerca de todas las tareas macro y micro que nos interesen. Tal es la relevancia que da a este seguimiento que la entrada al sistema nos lleva a nuestro panel de control personal, donde mediante colores estilo semáforo se nos informa de las tareas que debo realizar ahora (amarillas), a futuro (verdes) o aquellas que ya están vencidas (rojas). Con un simple clic puedo cambiar la vista a la de tareas encargadas, donde mediante el mismo esquema de semáforos puedo saber el estado de todas las tareas que encargué a otras personas. Más aún, si tengo un proyecto a cargo puedo tener la misma vista pero de todas las tareas involucradas en el proyecto, y si soy uno de los directores podré tener la vista global de tareas de toda mi empresa.
Rara vez, si acaso, el desarrollo de un proyecto se da según lo planificado. Surjen requerimientos o imprevistos que llevan a desvios en los planes, muchos de los cuales insumen varias horas que necesariamente deben ser cobradas al cliente como adicionales. Llevar este registro en orden es escencial y no siempre se da así. Indicando estas situaciones a medida que se presentan al YPM, es posible en cualquier momento pedirle un resumen de estado del proyecto en termino de solicitudes que se han dado en el mismo y que son candidatas a cobro de adicionales. A su vez todo el historial de incicentes va dejando una rica base de conocimiento a la empresa de problemas planteados y como fueron resueltos.
YPM te permite definir un conjunto fichas arbitrarias asociadas a los proyectos. Las mismas se configuran según las necesidades de la empresa y suelen sustituir información dispersa en forma de planillas Excel y documentos Word, para accederse de forma homogenea, centralizada y desde cualquier lugar. Reuniones, seguimientos, requisitos, memorandos, gestión de riesgos, comunicaciones con clientes y proveedores, son algunas de sus aplicaciones posibles,
En base a la estimación de recursos para los proyectos y las horas que trabaja cada empelado, el YPM es capaz de proyectar hacia adelante cuantas horas disponibles se tendran de los distintos roles que hay en la empresa, ayudando de esta forma a los jefes de proyecto a no sobrecargar recursos y saber cuando es momento o de realizar nuevas contrataciones, o de analizar como redistribuir los recursos asignados de forma de viabilizar la aceptación de nuevos proyectos.
Gracias a la posibilidad definir fichas y datos arbitrarios, asociados o no a proyectos, y la capacidad de centralizarlos y ponerlos disponibles incluso para acceso remoto, el YPM es la agenda ideal de la empresa, sustituyendo innumerables planillas Excel y documentos Word dispersos por ahí.
Si bien YPM está muy lejos de ser un Gestor Documental como YAE, en el caso de no disponer del mismo YPM nos permite adjuntar archivos a proyectos, etapas y tareas. De esta forma documentos como propuestas comerciales, permisos de intendencias, manuales de procedimientos, y demás material de gestión, están siempre presentes para todo quien tenga permiso de accederlos en cualquier lugar y a cuaquier hora.
Si la empresa adquiere la suite de ambos sistemas es posible conectar el Gestor de Proyectos YPM al Gestor Documental YAE. En esta modalidad YAE e YPM intercambian información en tiempo real para una experiencia de gestión de proyectos integral.
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Equipos de trabajo
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Permisos por roles
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Tareas locales y externas
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Reportes Excel personalizados
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Diagramas de Gantt
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Zoom sobre columnas del Gantt
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Rangos de tiempo
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Varias unidades de tiempo
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Precedencia de tareas
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Control de % de avance físico
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Congelado del proyecto por líneas base
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Soporte de subproyectos
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Datos personalizados
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Estados de proyectos
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Filtros varios
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Bitácora personal, del proyecto y de la empresa
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Indicadores personalizados
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Registro de horas a nivel de proyecto, etapa y tarea
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Plantillas de proyectos
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Integración con servidores de correo
Mira estas imágenes y conoce a YPM
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Seguimiento de Tareas
Apenas se ingresa al YPM se nos presenta nuestro Panel de Control Personal desde el cual tengo una visión global del estado de todas las tareas que me han encargado y de las que yo encargué.
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Vista de Proyectos
Todos los proyectos que el usuario puede ver son reportados en esta vista. Al posicionarnos en cualquiera de ellos veremos su ficha de datos, sus documentos asociados y sus actividades relacionadas (ej: reuniones, memorandos, comunicaciones con clientes y proveedores, etc).
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Planificación de Proyectos
La vista de planificación de proyectos nos permite crear el árbol del proyecto en base a etapas y tareas. Todos los elementos clásicos de la planificación se encuentran disponibles si se desean usar: rangos de tiempos, precedencias, porcentajes de avance, diagramas de Gantt, etc. El proyecto puede basarse en una plantilla predefinida que le de su estructura de base.
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Control de los Proyectos
La vista de Portafolio de Proyectos nos permite desde un único punto central y en forma proactiva enterarnos del estado de cada proyecto: estado financiero, horas hombre, plazos, avances, y todos los indicadores que la empresa desee manejar. Mediante doble clics en los proyectos veremos estos indicadores por etapas y al hacerlos sobre estas los veremos por tareas.
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Reportes personalizados Excel
En YPM es posible exportar la inforamción que se quiera en plantillas Excel totalmente personalizadas por la empresa tanto en su estética (logos, formatos, colores, etc) como en su contenido (datos a mostrar y cálculos sobre ellos). Un ejemplo clásico de uso es en el reporte de horas el cual puede ser por usuarios, proyectos, con o sin etapas y tareas, etc.
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Más vistas del YPM Proyectos
¿Qué debo tener para poder instalarlo?
Todo lo que necesitas es un equipo donde instalar el software del Servidor YPM (usualmente el equipo donde actualmente la empresa centraliza los documentos), una red interna y acceso a Internet. El Servidor YPM se instala en todas las versiones de Windows tanto de 32 como de 64 bits, aún en versiones comunes de escritorio (no es necesario un Windows Server).
