YAE para Consultoras

Con un gestor documental clásico uno debe ingresar al mismo vía un sitio web, luego debe descargar el documento que desea modificar, trabaja en el mismo desde el explorador de archivos, y luego debe volver a subirlo al servidor mediante el sitio web del gestor, con toda la burocracia que esto implica. El YAE cambia este paradigma por completo ya que es el único gestor documental del mercado que además de brindar acceso por navegadores web, brinda una interfase de escritorio dedicada de alta productividad, la cual podemos pensar como un explorador de archivos especial. Con este explorador que sustituye al del sistema, los usuarios se sienten inmediatamente cómodos por ser muy similar al que usualmente usan, y no hacen falta pasos previos y posteriores para que los documentos queden gestionados ya que se trabaja directamente en su explorador, logrando de esta manera que la gestión documental la realizamos en forma transparente, con mucha más productividad y evitando olvidos.

Debido a que el Servidor YAE está siempre activo y conectado a Internet, es siempre accesible en cualquier lugar y a cualquier hora (incluso desde otros países). Ya no es necesario pedir a nadie en el estudio que nos envíe por correo tal o cual documento, simplemente nos conectamos y si tenemos los permisos adecuados, lo descargamos nosotros mismos.

La interfase de escritorio del YAE fue concebida desde su inicio para comunicarse con el servidor de la misma manera que lo hace un navegador web. ¿Qué significa esto? !Que puedes llevarla a todas partes! Por ejemplo puedes instalarla en tu notebook, trabajar en tu empresa, desconectarte, viajar hacia un nuevo destino (en cualquier lugar del mundo), conectarte a cualquier puesto con acceso a Internet, y estar trabajando nuevamente sin más, como si nunca te hubieses movido, sin ninguna diferencia a estar en la empresa.

Gracias a su interfase de escritorio de alta productividad, podemos disponer del 100% de los documentos y no solo de un conjunto selecto como con los gestores documentales clásicos. Debido a que la gestión clásica implica un proceso de descarga con la interfase web del gestor, trabajo mediante el explorador de archivos del sistema, y luego subida al servidor nuevamente con la interfase web del gestor, se hace inviable poder gestionar de esta forma toda la información de la empresa, por lo cual necesariamente se deben definir protocolos respecto a que documentos gestionar. Para el caso del área de las consultoras por ejemplo, sería imposible gerenciar de esta forma toda la documentación de la empresa, que se genera en forma permanente y dinámica. El YAE resuelve esto al sustituir el explorador de archivos de forma que todo nuestro trabajo se va gestionando automáticamente sin tiempos extras ni olvidos.

YAE puede ser accedido desde Computadores Personales (Windows y Mac), desde tablets (iPad, Android, Windows, Blackberry, etc), o desde Smartphones (iPhone, Android, Windows, Blackberry, etc), mediante cualquier navegador Web (IE, Chrome, Firefox, Safari, etc), lo cual te da la posibilidad de acceder a la información de tu empresa bajo cualquier circunstancia.

Debido a que en el YAE solo vemos las últimas versiones de los documentos, nunca puede haber dudas sobre cual es la última versión de un trabajo: siempre es la que está a la mano. Cuando se desea acceder a alguna revisión pasada, basta con pedirlo al YAE que nos desplegará en otra ventana todas las versiones del documento.

Quedaron atrás los tiempos en los que cuando necesitábamos recordar una versión de un documento, hacíamos un guardar como y luego lo renombrábamos usualmente incluyendo fecha y revisión para luego poder accederlo, muchas veces incluso generando confusión sobre la última versión disponible, y abarrotando la estructura del proyecto con n copias de cada archivo.

El YAE entiende el concepto de versionado, y por tanto basta con decirle que quieres una revisión de un documento que el la gestionará por ti, registrando día y hora de la misma, quien la hizo, número de revisión etc. Debido a que el YAE mantiene la lista de versiones pasadas de un documento fuera del árbol principal, éste se mantiene siempre "limpio" presentando únicamente las últimas versiones de los archivos. Más aún, junto a la versión del documento se guardan todos los comentarios hechos sobre el mismo desde la revisión pasada, lo cual permite no solo recuperar en un futuro el documento en un momento dado del tiempo, sino todos los comentarios que el equipo de trabajo hizo durante su elaboración, una característica única del YAE.

El YAE dispone de un novedoso gestor de entregas que te permitirá definir los documentos a entregar y quien entregarlos. Información como la fecha de entrega y quien crea la entrega son registradas en forma automática. Las entregas quedan organizadas en un área distinta del sistema no mezclándose con los documentos actuales del proyecto. Una característica única de esta forma de gestionar las entregas es que el YAE guarda junto a los documentos todos los comentarios que se hayan hecho a los mismos desde la entrega anterior, lo cual ayuda enormemente a ubicarse en un trabajo que haya que retomar al tiempo.

Desde el año 2005 YAE viene desarrollando su plataforma de trabajo colaborativo, permitiendo interactuar en simultáneo a empleados en la empresa, empleados en obradores, asesores externos en estudios y clientes en oficinas, todos trabajando sobre los mismos proyectos y documentos a la vez. Cuando cualquier usuario comienza a trabajar sobre un documento del tipo que sea y desde donde sea, todos los demás usuarios sabrán que esa persona lo está modificando, y el YAE solo permitirá mirarlo, evitando así generar conflicto de versiones. Esto contrasta notablemente con esquemas de trabajo colaborativo alternativos, como ser Dropbox, donde no solo no se sabe qué documentos están siendo modificados ni por quién, sino que además no se evita el trabajo simultáneo sobre un mismo archivo, generando versiones conflictivas que deben luego mezclarse a mano.

El volumen de emails de trabajo que reciben los usuarios de una empresa es inmenso. Muchos de estos correos tienen sentido para los proyectos en sí y no solo para sus receptores. En el mejor de los casos las empresas más organizadas establecen protocolos para centralizar estos correos lo cual les implica una pérdida de tiempo enorme: alguien debe crear manualmente las carpetas para cada proyecto y luego cada usuario que recibe un correo relacionado a un proyecto, y que entiende es válido compartir, debe exportarlo a ese repositorio central por ejemplo en un disco del servidor. Después de este trabajo los correos se comparten dentro de la empresa, aunque no es posible accederlos desde afuera.

YAE incluye un módulo de gestión de correos que lleva la organización de los mismos al siguiente nivel. Crea en forma automática para cada proyecto una carpeta en todos los clientes de correo de la empresa, tanto de escritorio como web correo, independientemente del proveedor que usen (ej: GMail). Luego cuando el usuario recibe un correo relativo a algún proyecto de la empresa que cree importante centralizar en el YAE, basta con que lo arrastre dentro del mismo correo hacia la carpeta del proyecto automáticamente creada. Esta acción por un lado organiza adecuadamente los emails recibidos por la persona en su cliente de correo, pero más importante aún, estos correos serán automáticamente centralizados por el YAE en los proyectos correspondientes y quedarán disponibles para consulta por cualquier usuario autorizado tanto dentro como fuera de la empresa.

Esta novedosa gestión de correos que nos permite ahorrar tiempo y ganar en organización, es posible realizarla accediendo no solo desde computadoras personales, sino también desde tablets y smartphones (ej: iPads y iPhones).

Cada usuario en el sistema tiene su clave de acceso y su rol, el cual le dará acceso solamente a los proyectos y partes del mismo que que se quiera. Más aún, hay una rica variedad de permisos para definir qué se puede hacer en las áreas a las cuales tengo acceso. Por ejemplo es posible indicar que un rol puede modificar ciertos documentos pero no cambiar la estructura de carpetas en las cuales están (este puede ser el caso de un rol consultor externo), o que solo se puede descargar documentos pero no modificar (por ejemplo para el caso de un cliente al cual le damos acceso a ciertos archivos).

Pero la novedad más importante en cuanto a garantía de seguridad viene dada por las plantillas de proyectos. El YAE permite que el estudio defina estructuras de carpetas de trabajos tipo y darles un nombre. Luego al crear nuevos proyectos estos se pueden basar en alguna de esas estructuras predefinidas. La ventaja enorme a nivel de seguridad con respecto a copiar y pegar una estructura de carpetas en Windows o Mac, es que las estructuras del YAE vienen con seguridad integrada. ¿Qué quiere decir esto? Que cuando se cree el nuevo proyecto las carpetas quedan automáticamente protegidas para acceso solo por los roles indicados: no debo ir luego una por una indicando quien puede o no verlas, con los potenciales olvidos y vulnerabilidades de seguridad relacionados. Es gracias a esta facilidad que la gran mayoría de nuestros clientes guardan en el YAE no solo documentación técnica, sino también la documentación más sensible de la empresa, como ser presupuestos, información contable y financiera.

• Organiza la documentación en proyectos, cada uno con su propia papelera
• Maneja estados de los proyectos y clientes de los mismos
• Abre los documentos con doble clic
• Arrastra y suelta los documentos desde y hacia el explorador de archivos
• Selecciona múltiples documentos a la vez incluso en distintas carpetas
• Generación automática de vistas en miniatura para todos los formatos imágenes
• Toda la actividad sobre cada documento queda registrada
• Toda la actividad de cada usuario queda registrada
• Crea documentos más rápido que nunca con las plantillas centralizadas
• Crea proyectos más rápido que nunca con las plantillas con seguridad incorporada
• Centraliza y distribuye bloques, fuentes y puntas CAD, logos, manuales, etc
• Visor de emails incorporado
• Visor de imágenes incorporado
• Todos los atributos estándares de documentos (tamaños, fechas, de tipos, etc.)
• Atributos extendidos: ¿Quién modificó Planta.dwg? ¿En qué está trabajando Juan?
• Atributos personalizados: define a gusto tus propios atributos
• Atributos especiales: para CAD y Excel el YAE muestra una serie de atributos extra
• Búsquedas rápidas: escribe cualquier texto y busca todo lo que se parezca
• Búsquedas avanzadas: busca por todo tipo de atributos
• Exporta cualquier resultado de búsqueda como un reporte Excel
• Compresión y descompresión automática de documentos
• Usa la mensajería instantánea incluida para comunicarte con el equipo
• Asegura la privacidad de los datos por proyectos y carpetas
• Indica qué acciones pueden hacer los usuarios sobre los datos que ven
• El YAE evita el trabajo accidental a la vez sobre un mismo documento
• El cambio de estado de los documentos bajo control (Workflow)
• Comenta cualquier modificación o revisión en el muro del documento
• Mantenete notificado al instante de nuevos documentos y modificaciones